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Quais são as funções de um assistente administrativo?

Alguma vez se perguntou qual a verdadeira função de um assistente administrativo? Tire da ideia se pensa que são pessoas que apenas vão buscar cafés, ou tratar de recados dos administradores da empresa.

 

Na verdade, o papel do assistente administrativo, sobretudo em empresas de maior dimensão, é importante para o seu fluxo de comunicação e para que o dia de trabalho se passe com normalidade. É este profissional que conhece todos os membros da empresa, e que muitas vezes garante que têm tudo o que precisam para o seu trabalho.

 

Enquanto rececionistas, são os assistentes que recebem pessoas estranhas na empresa, ou que recebem chamadas de fora. São a sua primeira imagem do local, e podem ter uma influência importante na sua perceção.

 

As suas competências passam por tantas áreas que, atualmente, já existem formações profissionais para garantir o bom funcionamento da função.

 

Sobretudo numa altura em que a formação ganha cada vez mais importância. Além disso, o crescimento das empresas leva a que exista uma maior procura por estes profissionais.

 

Quais são as principais funções de um assistente administrativo?

Como dissemos, pode caber ao assistente gerir a comunicação entre a administração da empresa e os seus colaboradores. Informações úteis sobre datas e objetivos, novos procedimentos na empresa ou outro tipo de dados podem fazer parte dessa comunicação.

 

Receber e enviar correspondência, bem como o reencaminhamento de chamadas, fazem também parte das suas funções. Poderão ser também responsáveis pelo esclarecimento de dúvidas da parte dos colaboradores.

 

Atualmente, muitos assistentes administrativos são igualmente responsáveis pela emissão de faturas, e controlo financeiro das contas correntes da empresa. Neste caso, faz parte das suas funções a elaboração de relatórios e documentos que sejam necessários para o efeito.

 

A gestão de recursos da empresa pode também estar ao seu cargo, se necessário.

 

É necessário que o assistente administrativo tenha competências específicas, como facilidade em comunicar e gerir bem o seu tempo. Claro que estas funções e competências podem mudar consoante a empresa e a área de negócio.

 

É necessária formação?

Por norma, as empresas não pedem formação obrigatória durante o processo de recrutamento. No entanto, tal como nas restantes áreas, tem-se notado a necessidade de existirem profissionais qualificados.

 

Principalmente porque as empresas precisam de várias competências, como conhecimentos informáticos e, às vezes, até de inglês. Estas formações ajudam o profissional a ficar ao corrente destas funções e da especificidade de cada uma delas.

 

Se acha que esta pode ser uma área em que se sente confortável e em que gostava de fazer carreira, um curso pode ser uma boa opção para ficar a conhecê-la. Conheça aqui os objetivos do curso de Assistente Administrativo e Rececionista, e veja se é o que está à procura!

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